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Como expressar uma recusa em participar de um evento em uma carta comercial

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Você já foi convidado para um jantar que você absolutamente não queria ir? Já aconteceu que um amigo te chamou para algum evento que você definitivamente teria ignorado em qualquer outro caso? Se você teve tais situações, então você mesmo sabe como é difícil recusar uma proposta. É claro que aceitar um convite é uma boa maneira de desenvolver mais as relações (ao custo de sair da sua zona de conforto), mas às vezes a recusa se torna a única solução real para aqueles que estão ocupados demais ou não querem ir por motivos pessoais.

Dificuldades em escrever cartas de rejeição

A maneira mais fácil de formular uma recusa polida é se você não estiver interessado em manter relações comerciais com o destinatário. Nesse caso, basta aderir a um tom de negócios e confiar nas regras básicas para escrever cartas de rejeição. Se você tivesse que "corresponder" com o envio em massa, a tarefa seria simplificada ainda mais: muito provavelmente, a sua carta de resposta nem será lida.

Mas, em alguns casos, escrever uma carta comercial transforma-se numa cuidadosa seleção de palavras que permitem expressar o máximo arrependimento no âmbito do vocabulário comercial. Estas incluem as seguintes situações:

  • Você está em correspondência com um parceiro em potencial, mas precisa se recusar por uma razão objetiva. Você precisa expressar uma recusa, transferindo ao mesmo tempo o interesse no início precoce da cooperação. Já que, do lado de fora, essas mensagens podem parecer mutuamente exclusivas, é difícil escolher a redação correta.
  • Você se corresponde com um parceiro regular e não quer causar uma impressão adversa. Você planeja continuar a cooperação, mas sabe que sua participação no evento seria importante para o parceiro. Você precisa formular uma recusa para transmitir esse entendimento, indicando interesse no sucesso comercial de um parceiro. Ao mesmo tempo, suas razões devem parecer convincentes o suficiente.
  • Você corresponde ao destinatário “vivo” e sabe que sua carta será cuidadosamente lida. Você não tem razões objetivas para se recusar a participar, mas não há razão para concordar. Ao mesmo tempo, você deseja manter a localização do seu correspondente.
  • Você corresponde a um ator influente em seu nicho comercial ou a um representante de uma publicação popular. Você é forçado a recusar, mas não quer estragar sua reputação.

Cada uma dessas situações é potencialmente perigosa para o seu sucesso. Mas uma carta comercial bem escrita sobre se recusar a participar do evento ajudará a advertir honestamente sobre sua posição, sem exacerbar a situação atual. Você não pode fortalecer seu relacionamento com seu parceiro dessa maneira - mas você não os arruinará. Falhas são práticas normais no mundo dos negócios. Quanto mais cedo você aprender a apresentá-los corretamente, melhor.

Como emitir uma carta de recusa?

Os detalhes de qualquer carta comercial com uma recusa oficial correspondem aos detalhes usuais de uma carta comercial de uma empresa. Se você enviar uma carta por correio ou fax, siga as seguintes regras:

  • Escreva a resposta apenas no papel timbrado da organização.
  • Certifique-se de que a recusa seja certificada pelo CEO ou por uma pessoa com a autoridade apropriada.
  • Certifique-se de registrar a recusa para que ela tenha força oficial.

Se você enviar um aviso por e-mail, o cabeçalho será de grande importância. Ele permite que você faça uma primeira impressão da carta e, em muitos aspectos, define o clima para a leitura. Se tiver certeza de que sua resposta será lida e planeje outras relações comerciais com o destinatário, tente evitar uma redação negativa no título. É provável que o seu correspondente não tenha o desejo de abrir uma carta com o título do formulário "Recusa em participar do evento", por isso é melhor usar uma opção mais neutra. Por exemplo: “Sobre o evento”, “Sobre a participação no seminário” e assim por diante.

Conteúdo do aviso de isenção

Para expressar educadamente uma recusa em participar de um evento em uma carta comercial, é necessário observar todas as regras de etiqueta comercial. Não deixe de entrar em contato, concentrando-se nos dados especificados no convite. Se você souber o nome e o patronímico do correspondente, poderá usar a saudação do formulário:

Caro Nikolay Nikolaevich!

Acontece também que apenas o sobrenome e as iniciais do remetente são conhecidos. Nesse caso, vale a pena limitarmo-nos ao sobrenome e ao endereço comercial adotado na Rússia (Sr., Sra.):

Caro Sr. Nikolaev!

As iniciais não devem ser usadas: não só parece desleixada, mas também indelicada. Se a mensagem foi enviada em nome da empresa e nada é conhecido sobre o destinatário, então é usado o endereço universal geral “Prezados Senhores!” Isto é suficiente para expressar respeito na ausência de outros dados.

Mesmo se você responder a um e-mail, tenha o cuidado de notificar o remetente do pedido exato enviado. Você pode preencher esses dados de duas maneiras: faça um link para a solicitação em um requisito separado, sob o número e a data da carta (geralmente esses detalhes estão presentes em formulários oficiais gerais) ou forneça esses dados no início da apelação. Se você escolheu o segundo método, então a letra deve começar com as seguintes linhas:

Em resposta à sua carta de 02/01/2017 nº 341 informamos que ...

É aconselhável não relatar a recusa "de frente", especialmente se você inseriu os detalhes da carta nos detalhes. As primeiras linhas devem ter um conteúdo positivo. Você pode expressar gratidão pelo convite enviado e anotar as oportunidades exclusivas que foram fornecidas a você pelo destinatário. Você também pode começar a carta com um arrependimento educado de que o convite, apesar do fato de que foi desejado, terá que ser rejeitado por razões objetivas. Para facilitar a tarefa, você pode fazer uma lista de frases "universais", que no futuro podem ser ajustadas para se adequarem à situação:

Obrigado pela oferta extremamente interessante, mas infelizmente ...

Agradecemos imensamente o seu convite e esperamos ter mais cooperação ...

Obrigado pela oportunidade de participar em ...

Infelizmente, não temos a oportunidade de participar do evento em conexão com ...

Indicação de interesse em uma parceria é uma obrigação. Mesmo se você não pretende ter relações comerciais com um correspondente, expresse o desejo de fortalecer as relações comerciais. Esta é a regra básica da etiqueta empresarial: todos que lhe enviaram uma carta convite merecem a sua atenção. A falha é uma ocorrência diária e não conta para insulto. Mas a não observância de regras elementares de polidez pode prejudicar significativamente sua reputação, especialmente se você responder a todos os correspondentes comerciais dessa maneira.

Mostrar interesse em cada etapa. Se houver arquivos adicionais anexados ao convite, observe que você os leu:

Examinamos detalhadamente a proposta que você enviou ...

Examinamos cuidadosamente os documentos enviados ...

Somente depois que todas as mensagens positivas, incluindo a gratidão pelo interesse mostrado, são expressas, podemos proceder ao motivo da recusa. Deve ser indicado sem falhas: mostra seu interesse no evento que você está recusando e permite que você mostre novamente respeito ao correspondente.

Depois de seguir todas as formalidades, você precisa terminar na próxima mensagem positiva. Mencione que você estará ansioso por mais cooperação (novos eventos, oportunidades, etc.). Então, mais uma vez você “adoça” a pílula do fracasso e transmite o desejo de manter relações comerciais.

Assista ao vídeo: MOMENTO HISTÓRICO Bolsonaro e Ministros na Câmara de Comércio dos EUA (Outubro 2020).

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