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Como implantar para sua equipe um arquivo de mensagens frouxas com sincronização e pesquisa

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A equipe do bot ReportChef em seu blog listou os recursos úteis do mensageiro corporativo do Slack: como configurar notificações de canais e navegação entre eles, como trabalhar com buscas, lembretes e mensagens de grupo, e por que você precisa do botão “Surpreenda-me”.

Edição vc.ru publica uma tradução do material.

Somos grandes fãs do Slack e queremos aproveitar ao máximo essa plataforma. Quanto mais ativamente usamos o Slack, mais encontramos soluções interessantes que podem ser integradas nos processos de trabalho. Você já percebeu como o Slack difere do Skype? O criador de Slack é uma pessoa com perspectivas democráticas sobre a vida, e isso, em certo sentido, vai contra o tipo de pensamento corporativo. Talvez seja por isso que o Slack implementou organicamente o conceito de comunicação descontraída e discreta.

Reduzir o ruído do bate-papo

Um recurso interessante e útil é a capacidade de gerenciar canais e grupos privados. Para não obter uma centena de fontes de ruído desnecessário, você pode limitar completamente a criação de canais para outros usuários. Se você é proprietário da equipe, pode definir a capacidade de criar canais públicos e privados nas configurações da equipe, em Restrições de gerenciamento de canais.

Ocultar canais sem mensagens

Canais em que não há mensagens e geralmente não há atividade, você pode simplesmente esconder. Isso tornará sua lista de discussão mais curta e se concentrará apenas em canais ativos. Basta clicar no menu no canto superior esquerdo, selecionar Preferências, depois Avançado e, em seguida, Ocultar quaisquer canais, DMs ou grupos sem atividade não lida.

Criação de servidores

Agora, ao ponto, vamos implantar este projeto para nós mesmos.
Primeiro de tudo, precisamos de um servidor virtual. Para equipes pequenas, uma configuração mínima será suficiente.

Por exemplo, o que pode ser lançado de forma rápida e barata:

vscale.io


www.digitalocean.com


aws.amazon.com/en/ec2

(se você se registrar primeiro
uma vez que o primeiro ano de um carro estará livre)

0,0065 $ por hora
512mb
1 vcpu
Disco Ebs

No total, você pode obter um servidor separado por 200 rublos por mês ou geralmente pela primeira vez.
Eu verifiquei o script no Centos7 então, ao criá-lo, selecione-o, descubra seu endereço IP ou nome de domínio e lembre-se deles, eles serão necessários na próxima etapa.

Registrar o aplicativo de folga

Em seguida, precisamos registrar um aplicativo de folga para acessar a API


Adicione o endereço do servidor recém-criado em redirecionamentos oauth


Salvar o ID do cliente e o segredo do cliente


Ver mensagens perdidas e marcar como não lidas

6. Se você precisar ler uma mensagem importante, mas não tiver tempo para responder, marque-a como não lida. Para fazer isso, basta pressionar a mensagem enquanto mantém pressionada a tecla Option (para Mac) ou Alt (para Windows). Na próxima vez que você abrir esta discussão, você será imediatamente redirecionado para o lugar que você salvou.

7. Use a função All Unreads para visualizar rapidamente as mensagens perdidas. Primeiro, verifique se está ativado. Para fazer isso, vá para as configurações na seção Barra Lateral. Em seguida, basta selecionar a seção Todos os não lidos na lateral da janela e você verá uma lista de todas as mensagens não lidas.

Formate o texto dentro da mensagem

9. Você provavelmente conhece os comandos básicos de formatação de texto - por exemplo, asteriscos em ambos os lados da mensagem para destacar o texto em negrito, mas o aplicativo tem opções mais avançadas que alteram a aparência do texto digitado. Por exemplo:

) nos dois lados do texto - e sua mensagem será riscada,

  • (>) antes do texto - e sua mensagem será emitida como uma citação,
  • (>>>) - elabora sua mensagem como uma cotação, mesmo que haja vários parágrafos,
  • (`) nos dois lados do texto - faça vermelho e coloque um quadro dentro da linha,
  • (`` `)) em ambos os lados do texto - selecione-o em um bloco separado cercado por um quadro e faça-o em espaçamento fixo.
  • 10. O Slack não possui sua própria ferramenta de compilação de listas, mas você pode inserir (•) em mensagens. Para fazer isso, pressione Alt + 7 (para Windows) ou Option + 8 (para Mac).

    Citar Post

    11. Se você quiser se referir a algo que seu colega escreveu, use o sistema informal Slack para citar postagens antigas. Copie o link da mensagem - clique com o botão direito do mouse no texto (no Windows) ou mantenha a tecla Ctrl pressionada e clique na mensagem (no Mac) - e cole o URL novamente na discussão.

    Enviar notificações para todos da equipe

    12. Precisa chamar a atenção de todos? Slack tem várias equipes, graças às quais você pode notificar certos grupos de pessoas. Adicione “@everyone” à mensagem e, em seguida, você notificará cada pessoa da equipe, “@canal” notificará todos do canal atual, “@group” - todos de um determinado grupo e “@here” - todos que estiverem on-line.

    Editar documento

    14. Slack tem um editor de documentos embutido. Clique no “+” ao lado do campo de entrada em qualquer discussão ou canal, selecione Postar e comece a escrever. À esquerda, você verá ferramentas para formatação de texto dentro de um parágrafo. Quando terminar, clique no botão verde Compartilhar para escolher para onde enviar este documento e se alguém puder editá-lo.

    Compartilhe a tela do seu computador

    16. Você também pode mostrar a todos a tela do seu computador. Outros poderão até desenhar na sua tela ou controlá-lo, se você quiser. Clique no ícone do telefone dentro de qualquer discussão e selecione Compartilhar sua tela (o círculo dentro do qual o monitor do computador é desenhado à esquerda do botão Terminar chamada).

    Realizar uma pesquisa

    17. Graças ao sistema de reação, as pesquisas dentro dos canais podem ser facilmente conduzidas. Faça uma pergunta de múltipla escolha, anexe emoji a cada opção e adicione imediatamente cada emoji à mensagem como uma reação. Seus funcionários poderão clicar na reação para votar, e o Slack mostrará o número total de pontos.

    Tarde atrasado

    18. Problemas de pontualidade? Com o toque de um botão, você pode notificar qualquer canal ou pessoa que está atrasado. Como instalar este botão? Para começar, baixe o aplicativo IFTTT (disponível para Android e iOS). Depois de concluir o registro, ative o widget de envio de mensagens IFTTT para o Slack e siga as instruções.

    Configurar alertas de palavras-chave

    19. Ative alertas que só virão quando alguém usar uma palavra específica em uma mensagem. Então você não sente falta de nada. Você pode usar palavras diretamente relacionadas aos seus projetos atuais. Você pode até mesmo escolher diferentes variações de seu nome para que o Slack lhe envie notificações assim que alguém mencionar você. Abra a seção Notificações nas configurações e selecione Minhas palavras-chave.

    Desativar notificações

    20. Faça uma pausa nas notificações constantes e ative o modo automático Não perturbe por um determinado período de tempo. Clique no ícone de sino na seção Barra Lateral e selecione Não Incomodar Agendamento para ativar a função.

    21. Se você deseja desativar as notificações, digite “/ dnd” e a hora no campo de entrada Slack. Você pode escrever, por exemplo: “/ dnd até 3:00” ou “/ dnd por 20 minutos”. Se estiver cansado, escreva, por exemplo, "/ dnd até amanhã de manhã" (até amanhã de manhã). Se você quiser reativar as notificações, basta digitar "/ active".

    Configurar lembretes regulares

    22. O sistema de lembretes do Slack permite que você defina as notificações não apenas para você, mas também para outra pessoa ou mesmo para o canal como um todo. Por exemplo, “/ remind @ milton.waddams Compre um novo grampeador na segunda-feira”, “/ lembre #initech Envie relatórios toda sexta-feira” ou “/ remind #remotestaff envie relatórios de despesas todos os meses”.

    Configurar o envio automático de correspondência antes do evento

    23. Sua equipe usa o Google Agenda? O Slack pode enviar automaticamente lembretes para canais, grupos ou indivíduos antes do evento. O applet oficial do Slack-Google Calendar IFTTT ajudará você a fazer isso.

    24. Os recursos de lembretes também estão disponíveis para o Planilhas Google e o Google Drive. Usando scripts gratuitos do Zapier, um serviço semelhante ao IFTTT, você pode receber notificações do Slack quando os arquivos são adicionados a uma pasta compartilhada ou alterações são feitas em uma linha da tabela. Basta inscrever-se em uma conta do Zapier e vinculá-la ao Planilhas Google ou ao Google Drive.

    Importar e salvar mensagens para você mesmo

    25. Esqueça a pasta de cópias. O Slack pode fornecer um endereço exclusivo para facilitar a importação de mensagens. Todas as mensagens que você enviar para este endereço serão exibidas em seu bate-papo com o Slackbot, e a partir daí você já poderá compartilhá-las com outras pessoas. Para fazer isso, nas configurações do Slack na seção Mensagens e mídia, selecione Obter um endereço de encaminhamento.

    26. Além disso, o Slackbot é o concierge pessoal do seu cofre. Arraste os arquivos que você gostaria de salvar para bater papo com o Slackbot, e você pode retornar a eles a qualquer momento.

    Personalizar Feed RSS

    27. Um dos Easter Eggs do Slack é um agregador de RSS. Você pode personalizar o aplicativo para que ele mostre novos artigos da sua fonte de mídia favorita. Encontre a assinatura do URl e, na frente dela, digite "/ feed subscribe".

    28. O Slack também pode importar qualquer informação útil para um feed ou discussão. Usando IFTTT e Zapier, você pode configurar o aplicativo para que ele envie automaticamente tweets que correspondam a uma consulta de pesquisa específica ou compartilhe artigos com o Pocket que contenham uma tag específica.

    Envie comandos para outras aplicações

    29. O Slack pode enviar informações atualizadas para outros serviços. Um aplicativo pode automaticamente refazer uma mensagem em uma tarefa no Todoist ou adicioná-la a uma lista no Wunderlist. Apenas ative o script Zapier desejado - e relaxe enquanto os servidores fazem todo o trabalho.

    30. O Slack pode se integrar diretamente com aplicativos e serviços de terceiros. Navegue pela lista de integrações do Slack disponíveis e escolha aquela que mais lhe convier.

    Materiais relacionados:

    Encontrou um erro de digitação? Selecione o texto e pressione Ctrl + Enter

    Mover entre os canais rapidamente

    Para uma pesquisa rápida, use o comutador de canal rápido - um comutador de canal rápido. Ele pode efetivamente detectar canais ocultos que não são exibidos na barra lateral. Para ativar a opção, pressione Ctrl + K (Windows) ou ⌘ + K (Mac) e insira algumas palavras-chave sobre o canal ou sobre o usuário - e agora você está no lugar certo, na hora certa.

    Navegador do canal

    Além do seletor de canais, o Slack oferece outra ferramenta de navegação - o navegador de canais. Ele permite que você pesquise usando palavras-chave ou parâmetros básicos: Nome do Criador, Data de Criação, Membros, etc. Basta pressionar ⌘ + Shift + L (Mac) ou Ctrl + Shift + L (Windows).

    Remover alguém do canal

    Se um de seus colegas passar muito tempo se comunicando e estiver entediado com você, você poderá removê-lo da sua lista de contatos. Sim, dura, mas alguém ainda precisa trabalhar. Para remoção rápida, basta digitar / remover "nome de usuário", copiar o comando e colá-lo em todos os canais dos quais o usuário precisa ser removido.

    O comando / kick "username" faz o mesmo, mas soa mais épico.

    Opcionalmente, restaure o histórico de mensagens

    Se você ficou sabendo dessa decisão tarde - isso não importa, a folga continua armazenando seu histórico e permite que você carregue todo o histórico na forma de um arquivo zip.
    Mas isso é apenas para o grupo de administradores.

    1. Vá para my.slack.com/services/export
    2. Criar upload
    3. Espere pelo fim
    4. Atualize a página e baixe o arquivo zip
    5. Faça o upload do arquivo para o servidor e faça o upload para a pasta / usr / local / src / slack-backup / full_history /
    6. Execute o comando python /usr/local/src/slack-backup/manage.py restore_backup
    7. Espere que termine, pode levar algum tempo

    Ficarei feliz se meus esforços forem úteis. Se você tiver dúvidas sobre o trabalho ou precisar de ajuda com a instalação, terei prazer em ajudar nos comentários.

    Deixe ou atole o canal

    Se você está cansado de algum canal, por exemplo, porque GIFs estão constantemente sendo enviados para lá, simplesmente digite / leave na linha de mensagem. Mas antes de sair, não se esqueça de dizer ao seu autor que o seu GIF há muito entediado todos. Se você não puder sair da conversa para sempre, poderá desativá-la por algum tempo digitando / mudo.

    Converter canal

    Quando a equipe cresceu para um determinado tamanho ou o número de mensagens ficou muito grande, você provavelmente desejará criar um canal que será usado apenas para alertas. Para fazer isso, basta renomear #general para #announcements.

    Você, como Proprietário da Equipe, pode ajustar nas Configurações da Equipe, e nas Restrições de Gerenciamento de Canais, a capacidade de outros usuários de criar canais públicos ou privados. Melhor ainda, desenvolva o hábito de arquivar canais desnecessários ou inativos.

    Pesquisa Estreita

    Se por algum motivo você não souber a palavra-chave, poderá usar modificadores de pesquisa. Há muitos deles no Slack, o que pode reduzir significativamente a pesquisa. Por exemplo, você está procurando uma foto enviada em março. Nesse caso, você pode digitar uma pesquisa em: me, tem: link e durante: march. Você também pode ver a lista completa de modificadores.

    Pesquisar por partes de palavras

    Sim, sabemos que você se formou na universidade, mas suponha que você ainda não saiba como soletrar uma palavra. Ou apenas não se lembra de tudo. Neste caso, a pesquisa por parte da palavra irá ajudá-lo.

    Digite um asterisco (*) no final de uma palavra que você não lembra. Por exemplo, você está procurando por blo *. A Slack encontrará para você todas as mensagens ou arquivos com palavras como Bloomberg, sangue, bloqueio e assim por diante, mas lembre-se, você deve se lembrar e digitar pelo menos três letras da sua palavra e depois um asterisco (*).

    Lista das referências mais frequentes

    Perguntas perdidas do CEO? Isso não é assustador - basta clicar em @ no canto superior direito e você verá todas as mensagens mencionando seu nome. Em seguida, clique no último - e você está de volta ao conhecimento.

    Use @ antes de sugerir autocompletar para nomes

    É ótimo que o Slack tenha uma função de autocompletar, mas e se sua equipe tiver mais de cem pessoas? Quando você insere um comando para criar uma menção, existe qualquer coisa que você queira, exceto o nome do seu colega. Isso pode ser facilmente evitado indo em Preferências> Opções avançadas e escolhendo Somente exibir o preenchimento automático para pessoas quando o caractere '@' for usado. Agora, mencionando o designer Sandy, você não obterá sanduíche ou caixa de areia nos resultados da pesquisa.

    Mover mensagens privadas de grupo para um canal privado

    Comunicando-se em grupos, é conveniente tomar decisões e trocar informações rapidamente com várias pessoas. Quando os diálogos em um grupo se tornam práticos e acumulam muitas informações úteis, você pode transformar esse grupo em um canal privado. Mas tenha em mente que cada membro desse canal pode convidar outras pessoas para lá.

    Grupos de usuários

    O dono da equipe e o administrador podem criar grupos de usuários para qualquer finalidade. Por exemplo, para informar toda a equipe de cada vez: se você criou um grupo de desenvolvimento @ para desenvolvedores e escreveu uma mensagem que contém a palavra @desenvolvimento, todos os membros desse grupo irão recebê-lo e apenas eles.

    Você também pode adicionar rapidamente um grupo a qualquer canal: você pode definir canais padrão para um grupo de usuários, portanto, sempre que adicionar um novo funcionário a um grupo, ele será automaticamente adicionado aos mesmos canais que o restante da equipe. Você também pode adicionar o grupo inteiro a um canal usando o comando / invite @development.

    Use mensagens privadas

    Você pode facilmente encontrar um usuário e começar a se comunicar com ele através de mensagens privadas. Use a combinação ⌘ + Shift + K (Mac) ou Ctrl + Shift + K (Windows) para abrir o menu de mensagens pessoais. Aqui você encontra qualquer funcionário de que precisa e pode escrever uma mensagem pessoal para ele.

    Excluir postagens

    Todo mundo sabe que no Slack você pode editar a última mensagem pressionando a tecla de seta para cima. Mas nem todo mundo sabe como apagar uma mensagem usando o teclado. Pressione a seta para cima, exclua o texto e, em seguida, pressione Enter, clique em Sim, exclua esta mensagem ou pressione Enter novamente. Depois de um pouco de prática, essa técnica se torna bastante conveniente.

    Destacar palavras

    O realce do Word é um novo recurso interessante que funciona com base em configurações predefinidas.

    Vá até Você> Preferências> Notificações> Realçar Palavras e bloqueie palavras específicas. Assim que eles aparecerem no chat, o Slack irá informá-lo e destacá-los em amarelo. Assim, você sempre pode estar ciente das discussões diretamente relacionadas ao seu trabalho.

    Respostas Slackbot

    Como administrador de equipe no Slack, você pode configurar o Slackbot para fornecer automaticamente informações úteis para palavras-chave específicas. Você pode configurar as respostas automáticas no menu Configurações da equipe> Personalizar> Respostas do Slackbot.

    Existem muitas maneiras de usar esse recurso. Por exemplo, quando um colega escreve sobre o YouTube, o Reddit ou o 9gag, o Slackbot avisa que é melhor se concentrar no trabalho.

    Citar mensagens usando a função Compartilhando uma mensagem

    Na mensagem que você deseja citar, clique na seta cinza, insira um comentário e envie. Ao clicar na data e hora na mensagem citada, você será redirecionado para a mensagem original. Isso é conveniente quando há muitas pessoas no canal e o diálogo é muito longo.

    Gerenciar lembretes

    Para verificar se os lembretes estão definidos, você pode visualizar sua lista usando o comando / remind list. Você verá cada uma das tarefas - do próximo ao mais recente, bem como eventos incompletos. Somente você pode ver a lista, mesmo que você a tenha chamado enquanto estiver no canal compartilhado - essa função ajudará a não distrair os colegas.

    Alterar estilo de emoticons

    Para quem adora emojis, o Slack oferece quatro conjuntos: Apple, Google, Twitter ou Emoji One. Você pode selecionar um novo conjunto da seguinte maneira: Menu da equipe> Preferências> Mensagens e mídia> Estilo de emoticons. Claro, você pode excluir todos esses emojis, mas será entediante.

    Deixe um comentário de terceira pessoa sobre você

    Se você gosta de falar sobre si mesmo na terceira pessoa, esse recurso é para você. Se, por exemplo, você quiser fazer uma pausa para fumar, escreva / estou dando um tempo e, para todo mundo, parece que Jim está dando um tempo.

    "Surpreenda-me"

    Esse recurso é completamente inútil, mas engraçado. Algo como um ovo de páscoa. Vá até Você> Preferências> Opções Avançadas, vá até a opção Surpreenda e marque a caixa.

    Obtenha respostas rápidas às suas perguntas sobre o Slack. Não sabe como realizar qualquer ação? Pergunte ao Slackbot no canal ou insira uma ou duas palavras-chave. O Slackbot fará o melhor para ajudá-lo. E se ele não souber a resposta, ele oferecerá vários artigos da Central de Ajuda.

    Personalize o Slack Theme

    Algumas pessoas não gostam do tema padrão do Slack. Isto é especialmente verdadeiro para o roxo. Felizmente, o assunto pode ser alterado. No menu Preferências, clique em Tema da barra lateral e selecione um dos temas sugeridos. Não há muitos deles lá, então você pode selecionar a opção de personalização abaixo para definir o tema ao seu gosto.

    Configurar o formato dos nomes de usuários no canal

    Talvez você queira que os nomes de usuários sejam escritos de maneira mais formal. E se sua empresa tiver centenas de pessoas, você provavelmente desejará saber não apenas os nomes, mas também as posições dos colegas. Por exemplo, "John Smith, iOS Developer".

    Vá para Configurações da equipe> Configurações> Política de nome de usuário e defina o formato de nome de usuário. Além disso, você pode se divertir fazendo algo assim: 'John Smith, gosta de tacos'.

    Personalizar mensagens de boas vindas

    Emoji não é a única coisa que você pode personalizar no Slack. Claro, se o administrador da sua equipe não desabilitar esse recurso. Se você tiver acesso a mensagens de saudação personalizáveis, vá para as configurações e escreva o que quiser. Legal quando você pode conhecer seus colegas com uma frase agradável.

    Rastrear logins

    É improvável que hackers tenham acesso à sua conta do Slack, mas se isso acontecer, você sempre poderá entender como eles fizeram isso. Slack registra quem e quando logado na sua conta. Você pode verificá-lo aqui: Conta e perfil> Registros de acesso. Você também pode ver os endereços IP dos usuários e entender quem veio de onde.

    Sair em qualquer lugar

    É melhor não perder seus gadgets, mas se isso acontecer, o Slack permite que você saia de todas as sessões ao mesmo tempo. Basta clicar em Conta e perfil> Configurações> Sair de todas as outras sessões. Este é um recurso útil. Assim como no Facebook.

    Colabore na publicação

    Você e seus colegas podem trabalhar juntos em um registro, quase como no Google Docs, mas, claro, não com um conjunto tão grande de funções. Basta marcar Permitir que outras pessoas editem esta postagem ao criar a postagem.

    Você pode criar listas de verificação em publicações e anexá-las aos canais. Isso é conveniente quando, por exemplo, um novo funcionário aparece em sua equipe. Antes de começar a trabalhar, dê-lhe acesso a essa lista para que ele possa obter rapidamente uma visão do curso dos negócios. Para criar uma lista de verificação, coloque o símbolo ¶ na frente do primeiro item da lista e selecione o ícone da lista de verificação.

    Criação de trecho

    Snippets são convenientemente usados ​​para enviar pedaços de código uns aos outros. Pressione ⌘ + Enter (Mac) ou Ctrl + Shift + Enter (Windows) e você verá uma janela onde você pode criar um novo trecho.

    Unificação de equipes no Slack

    Se você tem várias equipes, e é hora de combinar algumas delas, o Slack oferece a você essa oportunidade. Portanto, você não perde os arquivos e diálogos necessários, além de manter a capacidade de gerenciamento e a centralização.

    Para mover o conteúdo de uma equipe para outra, você pode usar as ferramentas de exportação e importação. Exportar inclui o histórico de mensagens em canais públicos, links para arquivos compartilhados em canais públicos, canais arquivados e registros de atividades de integração. Canais privados e mensagens privadas são excluídos da exportação.

    O Centro de Ajuda do Slack possui informações mais detalhadas. Você também pode aprender mais sobre como importar mensagens para lá.

    Importar histórico de mensagens

    Este é um excelente movimento estratégico para atrair novos usuários para o Slack. Você pode importar facilmente os detalhes da correspondência da sua equipe a partir de mensageiros empresariais populares ou de um CSV ou arquivo de texto:

    Primeiro, visite a página Importar Dados - my.slack.com/services/import e clique em Importar, ao lado do serviço do qual você deseja importar. Para Slack, HipChat, Hall, CSV ou arquivo de texto, clique no botão Escolher arquivo e anexe o arquivo com a extensão .zip, .csv ou .txt. Em seguida, clique em Iniciar importação.

    No Flowdock, para começar a importar, autentique-se por meio da sua conta do Flowdock. No caso da Campfire, primeiro insira seu URL e token da Campfire.

    Aplicativos de terceiros e bots

    Decidimos não falar em detalhes sobre bots e integrações neste artigo: eles estão na casa das centenas e seu número está crescendo constantemente. Entre eles, existem realmente úteis. Estamos tentando fazer do ReportChef um deles.

    Material publicado pelo usuário. Clique no botão "Write" para compartilhar uma opinião ou falar sobre o seu projeto.

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