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Como aproveitar ao máximo o tempo

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O Departamento de Informatização da RAO UES da Rússia agradece a organização Organização do Tempo pelo projeto de gerenciamento de tempo implementado com sucesso baseado no Microsoft Outlook. Os funcionários e a gerência do Departamento observam um uso mais eficiente do tempo de trabalho através do uso de planejamento contextual. Ler. >>

21/04/08 Pogorelov Yuri. Crônicas Temporais
As deficiências identificadas no uso do tempo são generalizadas e, na maioria dos casos, as pessoas não tendem a notá-las.

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12 dicas para usar seu tempo com sabedoria

Aqui estão algumas dicas sobre como alocar razoavelmente o tempo à sua disposição.

Descubra exatamente como você gasta seu tempo

Tome um pouco de tempo para rastrear exatamente como você lida com isso. É muito importante identificar imediatamente áreas que são absolutamente sem esperança e aquelas em que vale a pena "investir" energia. Isso ajudará a priorizar corretamente.

Você investe muita energia em algo, mas não consegue imaginar o que deseja alcançar no final? Muitos gastam tempo valioso tentando se tornar mais eficazes, embora não tenham um objetivo final. Em outras palavras, eles não estão focados no que realmente importa para eles. Tendo um objetivo, você pode se concentrar em maneiras de alcançar o resultado desejado. O objetivo em si também pode se tornar um bom motivador.

Faça uma lista de tarefas

Você pode fazer uma lista de tarefas em sua cabeça, mas é muito melhor escrever no papel. Você pode entrar em contato com essa lista a qualquer momento durante o dia. Escolha por si mesmo como ficará: impresso em um pedaço de papel, escrito à mão ou salvo em um computador. Percorrendo tarefas concluídas da lista, você receberá um certo prazer e uma carga de inspiração para novas conquistas. Nesse caso, você não precisa perder tempo lembrando que outras coisas precisam ser concluídas.

Fazer uma lista não será efetivo se todos os casos estiverem na ordem errada. Você sempre será tentado a fazer o que quiser primeiro, e não o que é importante. Defina prioridades e concentre-se em resolver primeiro a tarefa mais urgente. Assim, se algumas coisas não forem cumpridas até o final do dia, elas não serão muito importantes.

Faça certo da primeira vez

Se você for realizar uma tarefa sem fazer o ajuste adequado, isso significa que você não fará isso corretamente. Faça todos os esforços para fazer tudo certo na primeira vez. Assim, você comete menos erros e não precisa perder tempo refazendo. Primeiro de tudo, abordar as coisas mais difíceis, isso aumentará a probabilidade de você fazer tudo certo.

Pare de procrastinar

A maioria das pessoas prefere procrastinar ou mentalmente classificar através de suas cabeças os meios de realizar uma ação em vez de agir. Isso acontece especialmente quando você está cercado por inúmeras distrações que podem servir como desculpas. Tente controlar seu ambiente expulsando-o, o que distrai sua atenção. Se você estiver enfrentando uma tarefa difícil, subconscientemente se esforçará para evitar sua solução, usando todos os tipos de pretextos para isso.

Desorganização é o ladrão do seu tempo. Imaginem quanto tempo você gasta em localizar uma coisa no trabalho ou em casa. Talvez você precise lidar com o caos que prevalece em seu trabalho ou espaço vital para trabalhar com mais eficiência. Tire as coisas que você não precisa, ou simplesmente se livre delas, e para aquelas coisas que você usa constantemente, dê um certo registro, encontrá-las rapidamente não é difícil.

Parece óbvio, mas você pode liberar muito tempo para si mesmo redirecionando parte do trabalho para alguém. A ideia é passar para alguém uma tarefa com a qual essa pessoa lidará com mais rapidez ou pior do que você. Isso se aplica tanto às tarefas domésticas quanto ao trabalho. Por que não pedir às crianças que lavem as roupas em troca de algum alívio no futuro? No trabalho, não hesite em contatar um colega que saiba, talvez ele só fique feliz com uma tarefa interessante, especialmente se ele for bom nisso.

Em alguns casos, uma excelente solução será realizar várias tarefas ao mesmo tempo, o que permitirá o uso eficiente do tempo disponível. Não estamos falando de sobrecargas massivas, apenas de combinar tarefas quando possível. Por exemplo, quando você está na estrada, não perca a oportunidade de ouvir um curso de áudio em uma língua estrangeira que há muito sonha em dominar. E se você viajar de trem, esta é uma ótima oportunidade para ler um livro ou trabalhar um pouco em um laptop.

Aprenda a dizer não

A capacidade de não arcar com toda a carga de coisas, aprendendo a dizer não, economizará muito tempo. Se alguém lhe pedir para se perguntar, pergunte a si mesmo: “isso é realmente minha responsabilidade?” Ou “sou realmente o melhor candidato para resolver este problema?” Se a resposta for não, não resolva esse assunto. Nós não pedimos que você procure desculpas para não fazer nada, é claro, você não deve recusar constantemente quando lhe for pedido algo. Apenas não se torne um despejo de problemas de outras pessoas, isso irá ajudá-lo a liberar significativamente o tempo.

Quando você estiver totalmente focado nos negócios, poderá concluí-lo mais rapidamente. A única maneira de manter a concentração é se proteger de todas as distrações. Não é suficiente concentrar-se em fazer alguns negócios no início, também é importante não perder esse foco. Se você estiver enfrentando uma tarefa séria, aposente-se, desligue o telefone e não o ligue até terminá-lo. Mais tarde, você terá tempo suficiente para responder a todas as mensagens ou chamadas perdidas.

Veja você mesmo

É impossível trabalhar continuamente, então você pode queimar. É muito importante encontrar tempo para se observar do lado de fora, para que você possa descobrir seus limites. Mantendo um equilíbrio saudável em sua vida, você sentirá que está se movendo na direção certa e está efetivamente lidando com os problemas e as tarefas que surgem e, ao mesmo tempo, não gastará mais tempo com a solução que eles merecem.

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Como gerenciar o tempo

Vários teóricos da administração do tempo, em geral, concordam com vários princípios básicos, sem os quais é impossível aprender a usar o tempo de forma eficaz. Uma das principais regras é planejamento de negócios. Muitas pessoas modernas que estão em um estado de pressão de tempo permanente são simplesmente obrigadas a imaginar visualmente o que elas têm que realizar em um determinado dia.

Para fazer isso, faça listas de tarefas. Eles podem se tornar bastante extensos e não haverá tempo suficiente para implementá-los. Os princípios da chamada matriz de Eisenhower provavelmente serão úteis aqui. Segundo ele, todos os casos são sistematizados por sua importância e urgência e são divididos em quatro categorias.

Priorização é simples. O primeiro grupo inclui questões importantes e urgentes, o segundo - importante não urgente, o terceiro - sem importância urgente e o quarto (também chamado de “lata de lixo”) - sem importância e não urgente. A prioridade, curiosamente, serão as tarefas da segunda das categorias acima. Se uma pessoa se concentra especificamente neles, então é extremamente raro - e mesmo então, não devido à sua própria desorganização - que ele encontre tarefas que precisam ser concluídas o mais rápido possível.

Na prática, tarefas importantes não urgentes podem ser um curso ou diploma, que o aluno deve passar no final do semestre. Ou uma tarefa confiada a um empregado pelos seus superiores com um prazo de um mês. Se você pegá-los imediatamente e levá-los lentamente, enquanto enfrenta outros assuntos mais urgentes, então, pelo tempo determinado, eles serão concluídos há muito tempo. Definindo prazos - Outro princípio importante.

Outro princípio de gerenciamento do tempo é bem conhecido combinação de várias tarefas. Infelizmente, muitos o subestimam. Por exemplo, uma dona de casa eficiente pode carregar roupa em uma máquina de lavar roupa, louça suja e talheres na máquina de lavar louça e ao mesmo tempo almoçar e jantar.

Além disso, enquanto o prato está sendo preparado (se você não precisa segui-lo no momento), você pode fazer a limpeza. Não será difícil para um funcionário de escritório esperar por um fax importante, por exemplo, para elaborar um acordo ou redigir documentos para o envio de mercadorias. Já em conexão com uma tarefa completamente diferente de sua lista de coisas a fazer.

Conteúdos

Segundo estudos, uma grande parte das pessoas não consegue planejar seu tempo de trabalho. Acontece que mesmo trabalhando em um horário apertado, as pessoas não têm tempo para completar a quantidade de trabalho. Em tais situações, o uso racional do tempo de trabalho ajuda. Haverá conversa de hoje sobre ele.

Técnicas de implementação de gerenciamento de tempo

Gerenciamento de tempo - esta é uma frase que muitas pessoas não dizem nada. Portanto, vamos simplificá-lo um pouco e explicar que ele inclui a organização do tempo de trabalho e aumenta a eficiência de seu uso.

Vale a pena listar os aspectos positivos dessa ferramenta:

  • A equipe tem uma atmosfera favorável e calma,
  • Aumenta a resistência ao estresse dos funcionários,
  • O nível de desempenho de cada funcionário está crescendo,
  • O nível de responsabilidade pessoal e auto-organização está aumentando.

Planejamento de tempo de trabalho.

Todo empresário já ouviu falar sobre essa ferramenta. Mas nem todo mundo sabe como colocá-lo em prática. Como resultado, o tempo é simplesmente desperdiçado, mas é irrevogável, não pode ser acumulado e trazido de volta. Existem métodos simples de planejamento que não exigem grandes despesas.

Considere o processo de planejamento passo a passo.

Planejar o próximo dia útil é melhor fazer a noite anterior. Neste momento, você pode analisar o que já foi feito e também fazer um plano levando em conta todas as circunstâncias importantes. Para o planejamento, você pode usar tanto o antigo notebook quanto os gadgets modernos. É importante que você veja quais tarefas já foram concluídas e quais ainda serão concluídas.

Mesmo assim, você não pode manter todas as informações em mente, mas pode esquecer completamente algo importante. Portanto, anote.

Definindo tarefas prioritárias.

Este é um ponto muito importante no planejamento. Você pode implementá-lo simplesmente: desenhe um quadrado em um pedaço de papel que você deseja dividir em outros 4 quadrados.

Em seguida, espalhe todas as tarefas que precisam ser realizadas em 4 pontos:

  • Urgente e importante
  • Urgente e sem importância
  • Não urgente e importante,
  • Não urgente e sem importância.

Assim, todas as tarefas diárias estarão diante de seus olhos e você verá o que precisa ser feito em primeiro lugar, e o que pode ser adiado por algumas horas e talvez dias.

Definição de metas.

Qualquer empreendedor de sucesso entende que estabelecer metas é uma condição para alcançar bons resultados. No entanto, muitas vezes os gerentes não explicam aos funcionários quais objetivos a empresa enfrenta, o que cada um deles deve fazer para alcançar o sucesso.

Como resultado, as pessoas fazem um trabalho que não faz sentido e não traz benefícios práticos para ninguém. E tudo porque eles simplesmente não sabem porque isso é necessário. Como mudar essa situação?

  1. Indicar claramente quais são os objetivos que a empresa enfrenta e por que eles precisam ser alcançados,
  2. Explique aos seus funcionários o quanto as funções que desempenham são importantes para alcançar um objetivo comum: as pessoas precisam entender que seu trabalho é importante e benéfico,
  3. Registre as metas alcançadas e os resultados de cada funcionário.

Definir metas adequadamente motivar funcionários e aumentar a eficiência de suas atividades.

Lei de Pareto.

Sua essência é o seguinte princípio: se você gastar apenas 20% do esforço, obterá 80% do resultado. Ao mesmo tempo, é importante excluir todos os desnecessários da lista de tarefas e focar apenas os mais importantes.

Fatores que distraem o trabalho principal

A maioria deles é simplesmente a raiz do mal em qualquer empresa, desde grandes holdings até pequenas empresas. Portanto, vamos prestar especial atenção a eles.

Estado de estresse.

Cada pessoa pelo menos uma vez na vida estava em um estado em que o trabalho simplesmente não lhe vem à mente. Concentrar-se nesses momentos é difícil. Beba um pouco de chá de ervas e se envolva.

Estado de fadiga.

Para tornar o trabalho produtivo, durma o suficiente. A falta de sono tem um efeito negativo no estado geral do corpo.

Redes sociais.

Um verdadeiro horror para qualquer empregador. Os funcionários verificam constantemente a página durante o horário de trabalho, lêem as publicações e não se concentram no trabalho. Portanto, a administração precisa recorrer a medidas radicais: proibir o acesso à Internet em uma ordem escrita e depois verificar o registro de visitas de cada funcionário. Embora também nem sempre ajude.

Telefone celular.

Se você não esperar por chamadas urgentes, basta desligar o som.

Modo multitarefa.

Quando um funcionário tenta concluir muitas tarefas ao mesmo tempo, ocorre uma falha e nada acontece. Para evitar que isso aconteça, organize suas horas de trabalho corretamente.

Sentimento de tédio.

Um dos fatores mais perigosos. Se uma pessoa está entediada, então, naturalmente, ele procurará uma maneira de escapar do trabalho. Estimule seu interesse no trabalho: por exemplo, se você enviar um relatório antes do prazo e receber um bônus, poderá fazer uma compra com a qual sonha há muito tempo.

Sentimento de fome.

Pode parecer estranho para alguém, mas se você estiver com fome, não funcionará normalmente. Há apenas um pensamento na minha cabeça: quando vou comer? Para evitar que isso aconteça, faça um lanche e observe a dieta como um todo.

Como parar de se distrair

Para que o trabalho seja produtivo e eficiente, você precisa se livrar do hábito de estar constantemente distraído. Colegas, gadgets e apenas pensamentos podem distrair. Como se tornar o mestre do seu tempo, vamos discutir mais.

Livre-se dos sumidouros de tempo.

Tente não se distrair durante o horário comercial por assuntos pessoais e conversas externas. Além do fato de que seu tempo é gasto olhando para o próximo site ou uma conversa telefônica com uma namorada, você também vai incorrer em custos de tempo para se envolver no processo novamente.

Claro, você precisa fazer pausas no trabalho. Nós não somos robôs, o descanso deveria ser. Mas para isso, um tempo específico deve ser alocado.

Outra dica simples: Deixe os problemas domésticos por trás da porta do escritório. Isso só será bom. Separe problemas pessoais do fluxo de trabalho.

Não se distraia com muita freqüência pelos colegas.

Imagine: você está fazendo uma tarefa difícil ou criando um relatório volumoso que precisa ser enviado em um futuro próximo. E então você tem medo de não chegar a tempo, e aqui também o colega faz perguntas desnecessárias. Eles podem fazer parte do trabalho, mas catastroficamente na hora errada.

Se você tem que trabalhar em um ambiente barulhento, ainda distribuir o trabalho de forma a não se distrair constantemente. Se você tiver certeza de que o foco não funcionará, tente mudar de escritório por um tempo. A medida é eficaz se for inútil apelar às mentes dos colegas que discutem um novo filme.

Faça o planejamento.

Corrigir todas as coisas que precisam ser feitas. E verifique esta lista de tempos em tempos. Você pode instalar um lembrete no seu telefone, o que ajudará você a não esquecer algo importante.

Distribua todo o trabalho por hora do dia. De manhã e à noite, realize as tarefas mais difíceis e, à tarde, quando puder se distrair a qualquer momento, faça as tarefas que não exigem atenção especial.

O envio de correspondência ou verificação de e-mail é feito no modo batch.

Em vez de se distrair a cada hora, defina um horário específico para verificar o conteúdo da sua caixa de entrada de email. E se você precisar enviar vários faxes, colete-os durante o dia e envie tudo de uma só vez.

Na próxima parte do nosso artigo, vamos discutir separadamente a organização do tempo de trabalho da cabeça.

Como líder, organize racionalmente o horário de trabalho

Você tem tempo para fazer tudo em um dia de trabalho? Se não, então você é o representante da grande maioria dos líderes. Um número de analistas estudou o tempo de trabalho do gerente médio. As conclusões foram decepcionantes: apenas 8% dos 100 implementam todos os seus planos durante o dia.

As razões para isso são as seguintes:

  • Pressa
  • Falta de planejamento de tempo
  • Organização errada do trabalho,
  • Nível fraco de motivação.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Os restantes 40% do tempo devem ser divididos em 2 partes, o primeiro é o tempo de espera para o trabalho não planejado, os 20% restantes são alocados para o trabalho de gerenciamento.

Assim, se você planeja o tempo de trabalho corretamente, você pode ganhar significativamente com o tempo. Por isso, continuará a ser uma oportunidade de se envolver em atividades de auto-educação e frutíferas.

Motivação do pessoal

A motivação é importante para todos: você é o líder ou um empregado comum. Quando as metas são definidas por um dia, por uma semana, por um mês, você precisa entender qual será o resultado. A motivação é uma excelente ferramenta para aumentar a eficiência e a eficácia do pessoal. Nesse caso, você pode usar tanto a motivação em termos materiais quanto os intangíveis.

Um exemplo. A gestão de uma grande empresa petrolífera na Federação Russa estabeleceu um objetivo: criar uma sólida reputação comercial e atrair funcionários para esse processo. Um sistema de motivação foi desenvolvido, o que implicava o seguinte: se dentro de seis meses todos os departamentos da empresa cumprissem as tarefas atribuídas e ao mesmo tempo excedessem o plano, os funcionários receberiam bônus pela escolha de uma natureza material ou intangível.

Assim que o sistema foi implementado, a rotatividade de pessoal diminuiu em 20%, e a lealdade dos funcionários à administração aumentou em 50%, chegando a quase 100%.

Conclusão

Resumindo, gostaria de observar que existem muitas técnicas que ensinam o uso racional e o planejamento do tempo de trabalho. Nós conversamos sobre o mais popular.

Mas não importa qual método ou ferramenta você use, certifique-se de planejar, analisar e resumir suas atividades diárias. Isto irá revelar todas as deficiências e usar o tempo de trabalho com a máxima eficiência.

Quais são os erros daqueles que não têm tempo

No entanto, não seja um perfeccionista notório. Claro, qualquer trabalho deve ser bem feito. No entanto, isso não significa que eles devam ser literalmente "lambidos". Entre um trabalho bem feito e a conclusão de “através das mangas” existe uma enorme lacuna, e atravessá-lo não é tão simples.

Qualquer pessoa que queira aprender a usar seu próprio tempo com eficiência não deve ser um workaholic. Sem dúvida, haverá situações em que você terá que permanecer no trabalho, mas para uma pessoa que aplica ativamente as regras do gerenciamento do tempo, isso acontece muito raramente. Além disso, ele lembrará que no final do dia de trabalho é importante relaxar moral e fisicamente.

A noite deve ser passada com membros da família, amigos, um passatempo favorito - em uma palavra, com aqueles e para aquele caso que traz satisfação espiritual e não está conectado com o trabalho principal. E não deixe de destacar tempo de sono suficiente.

Não menos importante e organização adequada do local de trabalho. Todos os documentos e outros itens devem ser organizados para encontrar facilmente o caminho certo. Além disso, a desordem no espaço circundante contribui para uma redução significativa do entusiasmo e da incapacidade.

Se uma pessoa tem outros funcionários subordinados, então ele vale a pena aprender a delegar ele algumas das tarefas atribuídas a ele e monitorar periodicamente sua implementação. Então, o trabalho será concluído em tempo hábil e você não terá que se esforçar muito por causa disso.

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