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Como preparar uma cotação difícil de recusar

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Uma sugestão para a administração será útil se você quiser dar voz a melhorias de procedimentos, oportunidades adicionais de receita ou maneiras de economizar. Você também pode fazer uma proposta se notar aspectos que, na sua opinião, devem ser alterados. Para preparar uma proposta, é importante que a administração da empresa colete todas as informações necessárias. Comunique a ideia a seus funcionários e obtenha sua opinião. O texto da proposta deve ser discreto.

O que é uma oferta comercial?

Uma proposta comercial, como regra, é um documento que você envia a um cliente em potencial descrevendo o produto oferecido e explicando por que sua empresa pode ser a melhor opção para ele para cooperação. Esta é a primeira coisa para começar.

Um documento pode ser solicitado ou não solicitado. No primeiro caso, o potencial cliente envia um pedido para uma oferta comercial, no segundo caso, a iniciativa vem do vendedor: ele vai ao cliente na esperança de mais cooperação. Ambas as opções são a norma nos negócios. No entanto, a oferta solicitada pelo cliente interessado oferece uma venda mais simples: é óbvio que ele já decidiu fazer uma compra ou usar o serviço e, para esse fim, avalia possíveis fornecedores e suas ofertas.

Uma oferta comercial não é um plano de negócios.

Há confusão entre os dois termos - "oferta comercial" e "plano de negócios". Antes de mergulhar nos detalhes do formato do primeiro, começamos com detalhes importantes.

Uma oferta comercial não é o mesmo que um plano de negócios. E embora esses dois documentos tenham pontos de interseção, eles diferem significativamente um do outro. Nesse caso, você sempre pode extrair informações do plano de negócios ao elaborar uma proposta comercial. Uma oferta comercial é uma conexão direta entre uma empresa e um cliente em potencial, com a ajuda que você está tentando vender um produto ou serviço a um cliente em potencial. Mas você não necessariamente procura financiamento com um plano de negócios em mãos..

Oferta comercial não é uma estimativa.. Embora seja provável que você toque em questões como custos e descreva esses detalhes em uma proposta comercial, o preço ainda é uma categoria muito mais informal.

Três principais vantagens de uma proposta comercial: um documento identifica um problema, propõe uma solução e explica os preços. Realce esses benefícios. São os principais pontos que devem justificar uma proposta de negócio. Se você está preso no começo da redação do documento, tente fazer um brainstorm, comece com esses três pontos, e você terá uma versão inicial.

Depois disso, prossiga para as próximas etapas.

Distribuição preliminar de ofertas comerciais (se necessário)

O procedimento geral para vender é sempre o mesmo:

  • Você encontra a pessoa chave: um funcionário da empresa do cliente com quem você pode negociar em questões de interesse para você,
  • marcar uma consulta com ele
  • tudo o mais - fazer contato pessoal, identificar necessidades e vender a si mesmo - é feito em reuniões.

Por quê? Porque na reunião seu arsenal de influência sobre o Cliente é maior. Dez vezes mais que um telefonema. Você pode vender por telefone. E você sempre terá apenas uma pequena parte dos resultados que podem ser fornecidos em reuniões pessoais.

Mesmo se você vender equipamentos industriais para outras regiões, as reuniões ainda serão necessárias. É improvável que os Clientes estejam ansiosos para pagar-lhe vários milhões se não o tiverem visto nos olhos. Muitas vezes, a equipe de vendas de uma fábrica nunca visita os clientes. Quando alguém precisa vender máquinas, o CEO e o engenheiro chefe vão até o Cliente para estabelecer contato pessoal. Então: contato pessoal é a venda. Em vez de um departamento de vendas, as vendas são tratadas pelo CEO e pelo engenheiro-chefe.

Estritamente falando, basta telefonar para um cliente em potencial. Conheça a pessoa-chave - e marque uma consulta imediatamente. Mas para alguns de seus lutadores, será difícil entrar como uma casa para um estranho. Para simplificar sua vida, esses funcionários podem enviar ofertas comerciais. Os princípios básicos de tais correspondências:

  • Ofertas comerciais são enviadas por e-mail. Faça e-mails como e-mails separados. Isso é necessário para que suas cartas não sejam percebidas como spam (e-mails não solicitados em massa);
  • Faz sentido enviar ofertas comerciais apenas para os bens e serviços que são certamente atraentes para a maioria dos potenciais clientes,
  • De todos os seus bens e serviços, escolha uma oferta que interessará mais aos clientes. Escreva um anúncio para esta oferta. Uma página A4 em letras grandes. Faça este anúncio na forma de uma carta oficial ao cliente. Siga as regras anexadas para preparar ofertas comerciais. O objetivo da sua oferta é que o cliente ligue para você. Portanto, certifique-se de indicar na proposta comercial quem chamar e por quais números. Se a newsletter for enviada por e-mail, faz sentido na oferta indicar um link para a página de destino do seu site dedicada a essa oferta. Ou simplesmente na página do seu site com uma descrição mais detalhada da proposta e do formulário de inscrição.

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Regras básicas para preparar ofertas comerciais

1. O principal objetivo da oferta comercial é incentivar um potencial cliente a contatá-lo, a fim de receber informações de interesse para o cliente e adquirir o produto / serviço em si.

2. De acordo com o modelo de impacto de publicidade da AIDA, uma oferta comercial deve garantir que o Cliente passe pelo menos nos dois primeiros estágios de exposição:

  • A - Atenção (fornecida por oferta comercial,
  • I - Juros = fornecidos por uma oferta comercial,
  • D - Desejo (criar desejo) = fornecido pelo gerente de vendas com base na oferta comercial,
  • A - Ação (ação, o resultado é a compra de bens / serviços) = fornecida pelo gerente de vendas.

Por favor, note que a cotação em si também deve desencadear a ação do cliente. Depois de ler a oferta, o cliente deve entrar em contato com você.

3. A principal coisa em uma oferta comercial é interessar o cliente e fazê-lo querer contatá-lo. Reportar ao Cliente as informações mais detalhadas sobre o produto / serviço não é o propósito da oferta comercial. Pelo contrário, o cliente precisa ser informado das informações mínimas necessárias para que ele esteja interessado em entrar em contato com você e aprender mais.

4. O principal em uma proposta comercial é a brevidade e a eficácia. Se alguma frase não atrair a atenção do cliente e não aumentar seu interesse - remova essa frase!

5. O tamanho ideal de uma oferta comercial é uma página. Em casos extremos, dois. O texto deve ser muito bem estruturado e fácil de ler. Texto facilmente legível com espaçamento e recuo de duas páginas é melhor que pequeno, coletado "em uma pilha" em uma página. Frases-chave na sentença devem ser destacadas - em negrito e / ou maior fonte.

6. A primeira coisa que você deve determinar antes de começar a escrever uma proposta comercial é exatamente o que o cliente deve fazer quando lê a proposta. Por exemplo, o seguinte.

  • Ligue para você no escritório. Por que ele faria isso? Quando (com que rapidez, quanto tempo) ele deveria ligar? Qual telefone ligar? Quem perguntar?
  • Responder-lhe por email. Por que ele faria isso? Quando (com que rapidez, quanto tempo) ele deveria responder? Para qual endereço devo escrever?
  • Siga o link para o seu site e faça um pedido / faça um pedido. Por que ele faria isso? Quando (com que rapidez, quanto tempo) a oferta é válida?

Naturalmente, o cliente fará o que você precisa apenas se for necessário, é útil e interessante para ele. O objetivo da sua proposta é garantir a realização mais eficaz desse resultado.

7. Uma cotação da SAMO pode vender um produto / serviço? NÃO! É ingênuo esperar que um pedaço de papel possa fazer o que nem mesmo um gerente de vendas qualificado pode fazer facilmente. A tarefa da proposta comercial é trazer o cliente para você. Para vender o produto / serviço para o cliente é sua tarefa.

8. O início de uma proposta comercial deve colocar problemas e dúvidas aos Clientes que certamente lhe interessam e que podem ser resolvidos com a ajuda do produto / serviço.

9. Para que o cliente leve ao coração os problemas e questões indicados na proposta, eles devem estar relacionados à sua experiência pessoal. Como Trout e Rice dizem em Marketing Wars: “Você não pode arrastar nada novo para a cabeça do cliente. Você deve confiar no que o cliente já tem em mente. ”

10. Além disso, a proposta comercial deve descrever como e por que os problemas e problemas relacionados podem ser resolvidos com a ajuda do produto / serviço. Precisa de frases publicitárias curtas. Descrições não detalhadas!

11. A oferta não deve conter palavras e frases complexas e especiais. Bem como termos técnicos especiais - "tapete profissional".

12. Ilustrações, desenhos, diagramas e fotografias tornam a oferta mais interessante. Os clientes são melhores e mais fáceis de aceitar tais ofertas.

13. Encontre (por exemplo, na Internet) e estude algumas boas ofertas comerciais sobre assuntos semelhantes. “Aquele que está nos ombros dos titãs enxerga longe” (Isaac Newton).

14. Uma boa oferta é escrita como discurso direto. É como se você estivesse falando pessoalmente com o cliente. Você pode usar com sucesso imediatismo e emoções.

15. Uma das opções para escrever uma proposta comercial:

  • Você fala com um parceiro como com um cliente, falando sobre um produto / serviço,
  • Certifique-se de falar sobre as tarefas e os problemas a serem resolvidos. No exemplo de situações da vida real. E como eles podem ser resolvidos com a ajuda do seu produto / serviço,
  • Encontre tantos argumentos quanto possível para interessar o Cliente! Uma lista de organizações conhecidas que já são seus clientes pode causar uma impressão favorável no cliente. Ou feedback de seus funcionários sobre seu produto / serviço,
  • Seu parceiro descreve suas respostas ou as coloca imediatamente no computador,
  • em seguida, usando a gravação da conversa como material de origem, você prepara uma cotação. Cortar implacavelmente o código fonte,
  • o número total de unidades semânticas (parágrafos que transmitem ao cliente uma declaração) na proposta comercial deve ser de 4 ± 2.

16. No final da oferta deve haver um convite explícito do cliente para a ação. Por exemplo, isso.

  • “Ligue para nós!” Se necessário, um argumento que adicionalmente interesse o Cliente a ligar (uma frase!).
  • Telefone
  • Quem chamar / quem perguntar. O contato pessoal é mais eficaz.
  • O efeito máximo é dado pela oferta, com duração limitada (válida até a data especificada). Se o cliente não quiser ligar logo após ter lido sua oferta, ele nunca ligará!
  • O bloco de convite deve ser destacado no texto da cotação. Deve ser localizado separadamente do texto da frase (geralmente na parte inferior da frase), ser perceptível e facilmente percebido. O convite para ligar e o número de telefone devem ser destacados com fonte grande o suficiente e espaço vazio ao redor.

17. Imprima a cotação de rascunho. Leia-o rapidamente como o cliente lê. Ao mesmo tempo, tente se apresentar no lugar do cliente! Então, novamente subtraia cuidadosamente do começo ao fim. Preste especial atenção aos erros nas palavras e na pontuação. Faça as correções necessárias.

18. Imprima e deixe ler um rascunho de proposta para vários de seus amigos. O mais importante para você é a opinião daqueles amigos que, ao estudarem uma proposta, podem se colocar no lugar do Cliente. Peça aos amigos para fazer as mudanças necessárias. Peça-lhes que prestem atenção especial:

  • palavras e frases muito complexas ou jargão profissional,
  • frases “lastro”, que não aumentam a atratividade da oferta comercial. Ou os leitores não entendem por que essas frases estão incluídas no texto,
  • frases que podem fazer com que o cliente tenha uma atitude negativa em relação à oferta.

19. Se possível - deixe a cotação preparada deitar durante a noite. De manhã, com um novo visual, leia-o rapidamente, como o cliente lê. Então, novamente subtraia cuidadosamente do começo ao fim. Faça as correções necessárias. Sua oferta comercial está pronta!

20. Não se esqueça de corrigir e complementar sua oferta com base nos resultados de seu uso em seu trabalho com os clientes. Apenas a experiência e os clientes são os critérios da verdade!

A principal coisa que você deve lembrar é que a oferta não será vendida por você. A abordagem favorita dos chorões e covardes é "tenho medo de vender, deixe um pedaço de papel fazer isso por mim". Mas se você não consegue nem vender, como um pedaço de papel pode ser feito sem você?

O valor do envio em massa de ofertas comerciais não é o de um grupo de clientes que ligam para você. É normal que você receba uma chamada de 0,5% a 3% daqueles a quem as ofertas foram enviadas. O importante é que uma oferta comercial lhe dá um ótimo motivo para se chamar. Os clientes precisam ser chamados em um dia ou dois após o envio de ofertas comerciais. Pergunte a quem sua cotação é encaminhada e você será conectado a uma pessoa-chave. E a felicidade comercial é forjada! E aqueles que têm medo de ligar mesmo depois de enviar e estão esperando o cliente ligar para ele? Eles não são combatentes, nem assistentes de vendas, nem apoio da empresa.

No entanto, o envio de ofertas comerciais não é necessário. Na maioria das vezes, o melhor método é sentar e ligar. O trabalho precisa ser construído com base nas qualidades pessoais individuais de seus lutadores.

Abordagem individual aos empregados

  • Descreva junto com o empregado seus pontos fortes e fracos para o trabalho comercial.
  • Desenvolver uma tecnologia de vendas individual para esse funcionário, com base em suas qualidades pessoais.
  • Alguém poderá trabalhar mais nos pré-e-mails e faxes, seguido pela discagem.
  • É mais provável que alguém possa trabalhar com recomendações, relacionamentos, etc.
  • Alguém é bom em construir confiança. Pode ser usado para reanimar Clientes previamente concluídos.
  • Alguém tem muita experiência de vida, mas dificilmente faz contato frio. Pode ser usado em conjunto com jovens lutadores para um "impulso". O objetivo é aumentar a eficiência das reuniões e levar as negociações à venda.
  • Alguém faz bem as chamadas frias. Ele pode ser usado para "arar terras virgens" - estabelecendo contatos de massa com novos clientes.
  • Alguém pode efetivamente fazer visitas massivas ao frio. Seu trabalho pode ser baseado em um princípio geográfico: formigueiros de escritório e escritórios / salões individuais em áreas respeitáveis ​​da cidade.

© Konstantin Baksht, CEO do Baksht Consulting Group.

A melhor maneira de dominar e implementar rapidamente a tecnologia de construção de um departamento de vendas é participar do treinamento de vendas da K. Bakst, “Sales System”.

O que deve incluir uma revisão:

  • Quem é você Comece com um nome, informações de contato.
  • O que você oferece, o problema que seu negócio resolve. Inclua uma breve descrição do produto ou serviço, porque eles são necessários. Explique como uma empresa satisfaz as necessidades e resolve os problemas do mercado.
  • Mercado alvo. Às vezes o próprio produto determina o mercado. Se no seu caso tudo é diferente, então uma breve descrição do mercado-alvo é necessária.
  • Tamanho da empresa. Para uma empresa existente, a inclusão dessas informações é tão comum quanto a adição de informações de vendas para o último ano ou o número de funcionários.
  • Detalhes importantes. Mencione quaisquer detalhes que possam pegar a pessoa que está visualizando o documento. Por exemplo, você pode escrever que os fundadores se formaram em um MBA em uma universidade de prestígio ou que sua empresa recebeu uma bolsa de desenvolvimento. Lembre-se de que alguns clientes só considerarão essa parte da oferta.

4. Demonstração do problema

Nesta parte do documento, você continua falando sobre os problemas que o cliente está enfrentando. Pense no maior problema.

Esta é a parte da oferta comercial em que você pode mostrar ao seu potencial cliente que você entende suas necessidades e está tentando resolver seus problemas. Fale o problema que eles estão enfrentando em suas próprias palavras.

5. Подход и методология

В этом разделе нужно показать, как вы планируете решать проблему своего потенциального клиента и какие шаги предпримете для выполнения плана.

Именно здесь вы сможете объяснить, как на самом деле планируете удовлетворять существующие потребности. Ao contrário das seções anteriores, essa parte da proposta comercial detalha quais etapas específicas você vai seguir. No entanto, não entre em descrições detalhadas: dê ao cliente a oportunidade de seguir claramente o plano e compreendê-lo.

8. Custo, esquema de pagamento, quaisquer questões legais

Aqui você toca em questões monetárias e indica o custo e o cronograma de pagamentos, se necessário.

Como você estrutura esta seção dependerá em grande parte do projeto ou serviço em particular. Você pode receber o valor total, se estivermos falando de um pagamento único ou de uma lista inteira de preços.

Se houver algum problema legal ao qual você precise prestar atenção, por exemplo, o licenciamento de atividades, não se esqueça de incluir essas informações. Não tenha medo de reabastecer o item com questões legais, se necessário.

Nesta fase, você realmente faz a venda final, por isso não tenha medo de detalhar para o seu potencial cliente tudo o que possa ser importante para ele.

3 seções principais da oferta comercial

Uma citação deve ser escrita de tal maneira que seja digna da atenção do cliente. Ao mesmo tempo, existem três seções principais que sempre devem ser consideradas:

1. necessidade do cliente

O erro mais comum de alguém escrever uma cotação é a incapacidade de compreender os problemas do negócio, da indústria ou do cliente. Sendo assim, você deve incluir as seguintes perguntas na primeira seção do documento:

  • Qual é o maior desafio que a indústria enfrenta?
  • Qual é o problema atual dos negócios?

Neste ponto, você também deve ter recebido respostas de seus clientes para as seguintes perguntas-chave:

  • Quando eles identificaram o problema pela primeira vez?
  • O que eles fizeram no passado para resolver esse problema, que resultado eles alcançaram?
  • Quais áreas de sua empresa foram afetadas pelo problema, elas podem quantificar a necessidade?
  • Qual o resultado que eles querem alcançar com este projeto?
  • Quando querem que este projeto seja concluído?
  • Eles têm orçamento para esse projeto?

Uma oferta comercial deve demonstrar de forma clara e convincente:

  • Sua profundidade de compreensão do problema. Estudos relevantes da indústria e benchmarks podem ser incluídos. Você tem um exemplo ou experiência semelhante com outras empresas? Se sim, quais foram os resultados?
  • Como você vai agir para resolver esse problema? Dê detalhes. Descreva o processo e revele o significado de cada passo.
  • Os resultados potenciais que você pode alcançar e seu impacto nas necessidades são descritos na primeira seção.
  • Por que você pode fazer um trabalho melhor, quais são os benefícios de fazer negócios com você?

No final do documento, você precisará considerar os aspectos administrativos do plano que está propondo, incluindo:

  • Prazos e etapas preliminares
  • O orçamento
  • Condições

Dicas para escrever uma proposta de negócios de qualidade

Além de tudo escrito acima, não esqueça:

  • Acompanhe como seu cliente expressa sua necessidade, que palavras e frases ele usa ao fazê-lo.
  • Leve em conta quaisquer aspectos culturais e emocionais que possam ser um obstáculo à compreensão.
  • Use frases simples e curtas. O documento não deve ter parágrafos longos e complexos, jargão profissional.
  • Inclua efeitos visuais, como gráficos, no documento para ajudar o cliente a entender seu ponto de vista.
  • Edite o texto. Verifique gramática, erros de ortografia, avalie a estrutura e o conteúdo.

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